3 دلیل برای استفاده از تجزیه و تحلیل فرآیند در تجارت خود

رهبران مشاغل درگیر پروژه های بهبود فرآیند و اتوماسیون می شوند تا بتوانند عملکرد و رضایت مشتری خود را بهبود بخشند. با این حال ، تحلیلگران و رهبران باید قبل از اجرای هرگونه تغییر ، فرآیندهای خود را درک کنند. با این حال ، اولین قدم اغلب برای شرکت های دارای فرآیندهای پیچیده یک چالش بزرگ است.

تجزیه و تحلیل فرآیند می تواند با ارزیابی فرآیند در جزئیات و نقشه برداری از آن بر چالش غلبه کند. در این مقاله ، ما توضیح خواهیم داد که تجزیه و تحلیل فرآیند چیست ، 3 مزیت ارائه می دهد و چرا استخراج فرآیند ابزاری مناسب برای تجزیه و تحلیل فرآیند است.

تجزیه و تحلیل فرآیند چیست؟

تجزیه و تحلیل فرآیند ، همچنین به عنوان تجزیه و تحلیل فرایند تجاری (BPA) شناخته می شود روشی برای ارزیابی یک فرایند و یافتن زمینه هایی برای بهبود در یک سازمان است. این به تحلیلگران این امکان را می دهد تا هر مرحله در عملیات خود را مستند سازند ، گردش کار خود را ردیابی کرده و به ناکارآمدی های کار بپردازند. در نتیجه ، آنها می توانند در تجارت خود به راندمان بالاتری برسند.

به عنوان مثال ، تجزیه و تحلیل فرآیند می تواند در فرآیند تأیید درخواست سفر اعمال شود تا مراحل انجام شده برای تأیید درخواست را ترسیم کند ، زمان و هزینه ای را که برای هر فرآیند تأیید ایجاد می کند ، نشان دهد.

تجزیه و تحلیل فرآیند از طریق 7 مرحله انجام می شود:

1. یک فرآیند را شناسایی کنید: فرآیندی را که بالاترین درآمد را به شما ارائه می دهد ، در اولویت قرار دهید ، به تازگی اجرا شده است ، نیاز به بررسی و استاندارد سازی دارد یا خواستار طراحی مجدد فوری به دلیل هزینه بالا یا رضایت کم مشتری است.
2. جمع آوری داده ها در مورد این فرآیند: جمع آوری اطلاعات مربوطه مانند نمودارهای جریان ، پرونده ها و اسناد ، افراد درگیر ، معیارهای KPI و غیره. استفاده از معدن فرآیند را برای استخراج داده های زندگی واقعی یکپارچه در نظر بگیرید.
3. جریان فرآیند را تجسم کنید: داده ها را برای ایجاد نقشه فرآیند یا نمودار جریان حاوی کلیه مراحل به ترتیب استفاده کنید. نقشه های دقیق می توانند به افزایش درک روند داده شده کمک کنند. در حین ایجاد نقشه ، از یکی از ابزارهای توصیه شده برای بستن مرحله استفاده کنید. اگر از معدن فرآیند برای جمع آوری داده ها استفاده می کنید ، نیازی به بستر دیگری نیست زیرا معدن فرآیند فرآیندهای را بر اساس داده های زندگی واقعی تجسم می کند.
4. عملیات و وظایف را تجزیه و تحلیل کنید: عملیات و وظایف فرآیند را با توجه به KPI ها ارزیابی کنید. این سه جنبه را دنبال کنید:
   • مراحل اضافی و غیر ضروری را در این فرآیند تشخیص داده و حذف کنید.
   • موارد تأخیر را شناسایی کرده و مؤلفه هایی را که بیش از حد انتظار طول می کشد و منابع یا فناوری مورد نیاز برای جلوگیری از این موارد را ببینید.
   • سطح تخصیص منابع و هزینه های هر مرحله را برای کاهش هزینه ، اجرای اتوماسیون و افزایش راندمان ارزیابی کنید.
   • به یاد داشته باشید که معدن فرآیند فرآیندها را کشف می کند و بررسی های مطابقت را در برابر KPI های فرآیند انجام می دهد تا مرحله تجزیه و تحلیل در تجزیه و تحلیل فرآیند را تسهیل کند.
5. یک مدل ایده آل را توسعه دهید: از تجزیه و تحلیل و تصاویر فرآیند برای تهیه یک مدل ایده آل استفاده کنید که می تواند فرآیند موجود را کامل کند. استفاده از یک ابزار مدل سازی فرآیند ، یک شبیه سازی یا قابلیت DTO را برای طراحی مدل ایده آل در نظر بگیرید. به یاد داشته باشید برخی از فروشندگان معدن فرآیند توانایی DTO را برای ارزیابی سناریوها برای ارزیابی ایده آل ارائه می دهند. بسیاری از این فروشندگان به کاربران این امکان را می دهند تا مدل های ایده آل تولید شده با ابزارهای مدل سازی فرآیند را بارگذاری کنند تا پیشرفت خود را در برابر مدل ایده آل بعداً مقایسه کنند.
6. اجرای مدل ایده آل: یک هدف استراتژی را برای بهبود فرآیندها بر اساس مدل ایده آل توسعه دهید. اگر این تغییرات مربوط به کارمندان یا تیم های فناوری اطلاعات برای فرصت های اتوماسیون باشد ، پرسنل مربوطه مانند تیم های HR را درگیر کنید.
7. مدل نهایی را مجدداً ارزیابی کنید: مرتباً تغییراتی را که اجرا کرده اید نظارت کنید و تراز را بررسی کنید. به یاد داشته باشید که بازگشت به تجزیه و تحلیل اولیه یا به روزرسانی نقشه ضروری است. همچنین می توانید از معدن فرآیند برای اهداف ارزیابی مجدد نیز استفاده کنید.

ابزارهای تحلیل فرآیند چیست؟

تحلیلگران از نمودارها ، نمودارها یا نرم افزار مدیریت فرآیند (به عنوان مثال ابزارهای مدل سازی فرآیند) استفاده می کنند که می توانند تجزیه و تحلیل فرآیند را ساده تر کنند. رویکرد مدرن تر تجزیه و تحلیل فرآیندها با معدن فرآیند است زیرا این امر به مشاغل کمک می کند:

• ,
• فرایند را با قابلیت های تجسم پیشرفته ، بین مدل های فرآیند مورد نظر و واقعی ، نقشه برداری کنید.
• انحرافات و ناکارآمدی ها را با ایجاد ریشه آنها مشخص کنید.

حامی

معدن فرآیند IBM می تواند سفر تجزیه و تحلیل فرآیند شما را تسهیل کند زیرا ویژگی های اصلی را به همراه ویژگی های اضافی و قابلیت های مهم ذکر شده ارائه می دهد:

• استخراج وظیفه برای ضبط تعامل کاربر ،
• کشف فرآیند خودکار برای نقشه برداری خودکار فرآیندها ،
• بررسی های سازگاری و تجزیه و تحلیل خودکار ریشه ای برای شناسایی موارد غیر سازگار و کشف دلایل حاصل از آن ،
• بینش توانایی عمل برای نظارت بر عملکرد فرآیند ، شناسایی انحرافات و مداخله برای بهبود فرآیند KPI ها ،
• تجزیه و تحلیل پیش بینی کننده برای پیش بینی مدت ، هزینه ها و KPI های از پیش تعریف شده فرآیندهای در حال اجرا ،
• توصیه های اتوماسیون برای شناسایی فرصت های اتوماسیون با ارزش بالا ،
• قابلیت شبیه سازی برای ارزیابی عملکرد اتوماسیون جدید و ROI مورد انتظار ،
• قابلیت تولید خودکار ربات برای ایجاد خودکار اسکریپت های ZONE بر اساس فعالیت های ضبط شده نیروی کار کاربر.

چرا تجزیه و تحلیل فرآیند مهم است؟

مزایایی که تجزیه و تحلیل فرآیند برای افزایش کارایی فرآیند فراهم می کند شامل موارد زیر است:

1. به تنگناها خطاب کنید

اگرچه مشاغل برای هر فرآیند سیاست ها و قوانینی را تعیین می کنند ، اما می توان نامشخص ها و موقعیت های غیر منتظره ای را برای انجام این روند به موقع انجام داد. به عنوان مثال ، برای یک فرآیند تهیه ، کارمندان می توانند سفارش را به شخص اشتباه ارسال کنند و باعث تأخیر و کاهش رضایت مشتری شوند. با این حال ، این موضوعات برای مشاهده چالش برانگیز است زیرا فرایندها شامل احزاب و وظایف مختلف هستند.

تجزیه و تحلیل فرآیند به تحلیلگران تجارت اجازه می دهد تا در چنین فرایندهایی حفر شوند و کل جریان فرآیند خود را ترسیم کنند. بنابراین ، تحلیلگران می توانند به راحتی دلایل احتمالی ناکارآمدی ها را شناسایی کنند. آنها می توانند مرحله ای را برای تأخیر شناسایی کرده و به مسائل بپردازند.

2. فرصت های اتوماسیون را کشف کنید

هر فرآیند تجاری شامل کارهای دستی است که وقت گیر و کم ارزش افزوده هستند ، مانند پر کردن فرم های سفارش خرید. رهبران مشاغل با خودکار سازی چنین وظایف دستی ، می توانند به بهره وری بالاتری برسند ، در وقت بیشتری صرفه جویی کنند و باعث کاهش خفگی کارکنان شوند.

تجزیه و تحلیل فرآیند می تواند به شما کمک کند تا کارهای دستی را که سرعت بخشیدن به فرآیندها را کاهش می دهد ، کشف کنید. با خودکار کردن وظایف دستی ، می توانید در وقت خود صرفه جویی کنید و خطاهای انسانی را کاهش دهید.

3. کاهش هزینه عملیاتی

هرگونه انحراف از مدل فرآیند مورد نظر ، تنگنا در جریان عملیاتی یا کار دستی می تواند هزینه عملیاتی را افزایش دهد. به عنوان مثال ، تنگناها و وظایف دستی در مرحله سفارش خرید فرآیند تهیه ، زمان چرخه را افزایش می دهد و در نتیجه افزایش هزینه ها را افزایش می دهد.

تجزیه و تحلیل فرآیند تحلیلگران را قادر می سازد ضمن افزایش کارایی عملیاتی ، هزینه های عملیاتی را کاهش دهند. با تجزیه و تحلیل فرآیند ، شرکت ها می توانند درک بهتری از هزینه های خود داشته باشند و ناکارآمدی ها و کارهای دستی را که دارای بالاترین هزینه هستند ، هدف قرار دهند.

بیشتر خواندن

اگر علاقه مند به بهبود و مدیریت فرآیندهای خود هستید ، راهنماها و بهترین روشهای ما را بررسی کنید:

اگر می خواهید در مورد معدن فرآیند برای بهبود و مدیریت فرآیند اطلاعات بیشتری کسب کنید ، کاغذ سفید ما را بخوانید که در آن ما معدن فرآیند را در داخل توضیح می دهیم:

اگر می خواهید از یک ابزار معدن فرآیند استفاده کنید ، لیست های جامع فروشنده داده های ما را مرور کنید.

با بارگیری لیست چک ما ، فروشندگان مختلف را با یک روش شفاف ارزیابی کنید: